Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs du site et les participants aux événements organisés par QALBI CONCEPT des conditions dans lesquelles leurs données à caractère personnel sont collectées et traitées.

Elle est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements décrits dans la présente politique est :

QALBI CONCEPT
Société par Actions Simplifiée (SAS)
Siège social : 1 rue Marguerin, 75014 Paris
RCS : 945 276 848
Adresse électronique : [email protected]

QALBI CONCEPT organise notamment des événements de rencontre et traite, à ce titre, certaines données personnelles nécessaires à la gestion des inscriptions, des réservations, à l’organisation des événements et, lorsque cela est applicable, à la constitution des groupes de participants.

Toute question relative à la présente politique ou au traitement des données personnelles peut être adressée à [email protected].

2. Données personnelles collectées

QALBI CONCEPT collecte principalement les données communiquées directement par les personnes concernées lors de l’utilisation du site, du remplissage d’un formulaire ou de la réservation d’un événement.

Selon les services utilisés, les catégories de données susceptibles d’être collectées sont notamment les suivantes :

2.1 Questionnaire d’inscription

Peuvent notamment être recueillis :

• prénom et nom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• date de naissance ;
• genre ;
• ville de résidence ;
• profession et informations relatives aux études ;
• réponses apportées aux questions du questionnaire ;
• informations permettant à QALBI CONCEPT d’organiser et de constituer les groupes de participants.

2.2 Réservation d’un événement

Peuvent notamment être recueillis :

• prénom et nom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• date de naissance ;
• catégorie de place réservée ;
• informations relatives à l’événement et à la réservation.

2.3 Liste d’attente

Peuvent notamment être recueillis :

• prénom et nom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• genre ;
• événement ou catégorie d’événement souhaité.

2.4 Formulaire de contact

QALBI CONCEPT collecte l’adresse électronique de l’utilisateur ainsi que les informations volontairement communiquées dans son message.

L’utilisateur est invité à ne pas communiquer, dans les champs de texte libre, d’informations qui ne seraient pas nécessaires au traitement de sa demande.

3. Données relevant de catégories particulières

Dans le cadre du questionnaire d’inscription, certaines informations communiquées par les utilisateurs peuvent révéler notamment leurs convictions religieuses ou, selon les informations demandées et les réponses apportées, leur origine raciale ou ethnique.

Ces informations peuvent constituer des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l’article 9 du RGPD.

Lorsqu’un tel traitement est effectué, QALBI CONCEPT recueille le consentement explicite de la personne concernée préalablement au traitement des données concernées, conformément à l’article 9, paragraphe 2, a) du RGPD.

Ces informations sont utilisées aux fins d’organisation et de constitution des groupes de participants.

Le consentement peut être retiré à tout moment en adressant une demande à [email protected].

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués antérieurement à ce retrait.

Lorsque les données concernées ne peuvent plus être traitées à la suite du retrait du consentement, elles sont supprimées, sous réserve d’une éventuelle obligation légale de conservation.

4. Finalités et bases juridiques des traitements

QALBI CONCEPT traite les données personnelles pour des finalités déterminées et sur le fondement d’une base juridique prévue par le RGPD.

Organisation et gestion des événements

Les données sont utilisées afin de gérer les inscriptions et réservations, adresser les confirmations et informations nécessaires aux participants et permettre l’organisation des événements.

Base juridique : exécution du contrat ou mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.

Constitution des groupes

Certaines informations issues des formulaires peuvent être utilisées afin d’organiser les événements et de constituer les groupes de participants.

Base juridique : exécution du contrat ou mesures précontractuelles.

Lorsque cette finalité nécessite le traitement de données relevant de l’article 9 du RGPD, celui-ci repose en outre sur le consentement explicite de la personne concernée.

Mise en relation après un événement

Lorsqu’un dispositif de mise en relation est proposé, QALBI CONCEPT peut transmettre les coordonnées électroniques de deux participants lorsque ceux-ci ont réciproquement manifesté leur volonté d’être mis en relation.

Base juridique : consentement des personnes concernées.

En l’absence d’intérêt réciproque, les coordonnées ne sont pas communiquées à l’autre participant dans le cadre de ce dispositif.

Gestion des paiements, de la facturation et de la comptabilité

Certaines données sont traitées afin de permettre le paiement des réservations et de satisfaire aux obligations comptables, fiscales et légales applicables à QALBI CONCEPT.

Bases juridiques : exécution du contrat et respect des obligations légales de QALBI CONCEPT.

Gestion des demandes et réclamations

Les données communiquées à QALBI CONCEPT peuvent être utilisées afin de répondre aux demandes, questions et réclamations.

Base juridique : selon la nature de la demande, exécution du contrat, mesures précontractuelles ou intérêt légitime de QALBI CONCEPT à assurer le suivi de ses échanges.

Gestion des listes d’attente et information sur les événements

Les coordonnées communiquées dans le cadre d’une liste d’attente peuvent être utilisées afin d’informer la personne de la disponibilité d’une place ou de l’organisation d’un événement correspondant à sa demande.

Lorsque QALBI CONCEPT adresse des communications relatives à d’autres événements ou offres, celles-ci sont effectuées conformément aux règles applicables en matière de prospection électronique.

Chaque destinataire peut se désinscrire des communications concernées au moyen du lien prévu à cet effet ou en écrivant à [email protected].

5. Composition des groupes et absence de décision entièrement automatisée

Les informations communiquées par les utilisateurs peuvent être utilisées afin d’assister QALBI CONCEPT dans l’organisation et la constitution des groupes.

Les outils techniques utilisés peuvent faciliter le classement, l’organisation ou l’exploitation des informations recueillies.

Toutefois, QALBI CONCEPT ne met pas en œuvre, dans ce cadre, de décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne qui serait fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l’article 22 du RGPD.

6. Données relatives au paiement

Les paiements en ligne sont traités par le prestataire de paiement Stripe.

Les informations bancaires nécessaires à l’exécution du paiement sont collectées et traitées directement par ce prestataire conformément à ses propres obligations en matière de sécurité et de protection des données.

QALBI CONCEPT n’a pas accès au numéro complet de la carte bancaire utilisée pour effectuer le paiement.

QALBI CONCEPT conserve néanmoins les informations relatives aux transactions nécessaires à la gestion des réservations, de la facturation, de la comptabilité et, le cas échéant, des remboursements.

7. Destinataires des données

Les données personnelles sont accessibles, dans la limite de leurs attributions et de ce qui est nécessaire à l’exercice de leurs missions :

• aux personnes habilitées au sein de QALBI CONCEPT ;
• aux prestataires techniques intervenant pour le compte de QALBI CONCEPT ;
• aux prestataires de paiement ;
• aux prestataires de messagerie, d’hébergement et de gestion des données ;
• aux autorités administratives ou judiciaires lorsque leur communication est requise par une disposition légale ou réglementaire.

QALBI CONCEPT ne vend ni ne loue les données personnelles des utilisateurs à des tiers.

À la date de la présente politique, QALBI CONCEPT utilise notamment les prestataires suivants :

• Cloudflare : hébergement et infrastructure du site ;
• Airtable : gestion des données relatives aux inscriptions et réservations ;
• Stripe : traitement des paiements et services associés ;
• Google Workspace : services de messagerie et outils professionnels.

Cette liste est susceptible d’évoluer en fonction des outils utilisés par QALBI CONCEPT.

8. Transferts de données hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires utilisés par QALBI CONCEPT sont établis ou peuvent traiter certaines données en dehors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis.

Lorsque des données personnelles font l’objet d’un transfert vers un pays tiers, QALBI CONCEPT veille à ce que ce transfert repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

Selon le prestataire et le traitement concerné, ces transferts peuvent notamment reposer sur une décision d’adéquation de la Commission européenne, y compris le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque le destinataire concerné bénéficie effectivement de ce mécanisme, ou sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, accompagnées, lorsque cela est nécessaire, de garanties complémentaires.

Des informations complémentaires concernant les garanties applicables peuvent être demandées à [email protected].

9. Durées de conservation

QALBI CONCEPT conserve les données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales de conservation applicables.

À titre principal :

• données du questionnaire d’inscription : jusqu’à trois ans à compter du dernier contact ou de la dernière interaction avec QALBI CONCEPT ;
• données relevant de l’article 9 du RGPD : pendant la durée nécessaire à la finalité concernée, dans la limite de la durée de conservation du profil, ou jusqu’au retrait du consentement lorsqu’il intervient antérieurement ;
• données relatives aux réservations et à la relation commerciale : pendant la durée nécessaire à la gestion de la relation, puis jusqu’à trois ans à compter de la dernière interaction, sous réserve des données devant être conservées plus longtemps en application de la loi ;
• documents comptables et pièces justificatives soumis à une obligation légale de conservation : pendant la durée légale applicable, pouvant notamment atteindre dix ans ;
• données relatives aux listes d’attente : jusqu’à trois ans à compter du dernier contact ;
• demandes adressées par formulaire ou courrier électronique : pendant la durée nécessaire à leur traitement puis, lorsque cela est justifié, jusqu’à trois ans à compter du dernier échange.

Certaines données peuvent être archivées pendant une durée supplémentaire lorsque leur conservation est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ou au respect d’une obligation légale.

10. Cookies, stockage local et autres traceurs

À la date de la présente politique, QALBI CONCEPT n’utilise pas sur son site de cookies publicitaires ni d’outil de mesure d’audience nécessitant le consentement de l’utilisateur.

Le site peut toutefois utiliser des mécanismes techniques de stockage local strictement nécessaires ou fonctionnels, notamment afin :

• de conserver temporairement l’état d’avancement d’un questionnaire ;
• d’optimiser temporairement l’affichage de certaines informations relatives aux événements.

Lorsque ces mécanismes sont strictement nécessaires à la fourniture d’un service expressément demandé par l’utilisateur ou au fonctionnement du service, ils ne sont pas soumis au recueil préalable du consentement dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

L’utilisateur peut supprimer les données enregistrées localement au moyen des fonctionnalités proposées par son navigateur.

Si QALBI CONCEPT met ultérieurement en œuvre des traceurs soumis au consentement, notamment certains outils de mesure d’audience, le consentement de l’utilisateur sera recueilli préalablement lorsque la réglementation l’exige et la présente politique sera mise à jour en conséquence.

11. Sécurité des données

QALBI CONCEPT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver, compte tenu de la nature des données traitées et des risques associés, la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des données personnelles.

Ces mesures comprennent notamment la limitation des accès aux personnes habilitées, le recours à des comptes sécurisés auprès des prestataires utilisés ainsi que le chiffrement des échanges avec le site au moyen du protocole HTTPS.

Aucun système informatique ne permettant toutefois de garantir une sécurité absolue, QALBI CONCEPT adapte ses mesures de sécurité en fonction de l’évolution des risques, de ses outils et de ses traitements.

12. Personnes mineures

Les événements organisés par QALBI CONCEPT sont réservés aux personnes âgées de 18 ans ou plus.

QALBI CONCEPT ne collecte pas sciemment, dans le cadre de ses services de rencontre, de données relatives à des personnes mineures.

Si QALBI CONCEPT constate que des données ont été communiquées par une personne mineure dans ce cadre, elle pourra prendre les mesures appropriées afin de les supprimer.

13. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles et sous réserve des conditions prévues par celle-ci, toute personne concernée peut disposer des droits suivants :

• droit d’accès à ses données personnelles ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement des données dans les cas prévus par la réglementation ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition à certains traitements ;
• droit à la portabilité des données lorsque les conditions légales sont réunies ;
• droit de retirer à tout moment un consentement précédemment accordé, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données personnelles après son décès dans les conditions prévues par la législation française.

Ces droits peuvent être exercés en adressant une demande à : [email protected]

QALBI CONCEPT peut demander les informations raisonnablement nécessaires afin de vérifier l’identité du demandeur lorsqu’elle nourrit des doutes raisonnables à ce sujet.

QALBI CONCEPT répond aux demandes dans les délais prévus par la réglementation applicable, en principe dans un délai d’un mois à compter de leur réception. Ce délai peut être prolongé dans les conditions prévues par le RGPD, notamment en raison de la complexité ou du nombre de demandes.

14. Réclamation auprès de la CNIL

Toute personne concernée dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité française de contrôle :

Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL)
3 place de Fontenoy – TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
France

La saisine de la CNIL ne prive pas la personne concernée des autres voies de recours dont elle peut disposer.

15. Modification de la politique de confidentialité

QALBI CONCEPT peut modifier la présente politique afin notamment de tenir compte de l’évolution de ses traitements, de ses outils, de ses services ou de la réglementation applicable.

La date de dernière mise à jour figure en tête du présent document.